Автоматизация бизнеса во Владимире

Система умирает не в один день. Сначала один менеджер «в порядке исключения» доводит клиента в личном мессенджере мимо карточки, через месяц так работает половина отдела, к концу квартала руководитель снова собирает сводку в таблице. Формально CRM в компании есть. Фактически всё вернулось туда, откуда начинали.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года, и по Владимиру и области в такие компании мы приходим чаще, чем в те, где не стояло ничего. Поэтому ниже – не рассказ о пользе автоматизации, а разбор единственного вопроса, который имеет значение: что сделать, чтобы система осталась живой через полгода после сдачи.

Три признака того, что система уже мертва

Симптомы появляются раньше, чем просядут продажи. Проверьте свою по ним:

• переписка с клиентом живёт в личном телефоне менеджера, а в карточке только имя и номер;
• сделки заводятся пачкой в пятницу, задним числом, перед планёркой;
• отчёту внутри системы не верят и сводку по выручке собирают руками;
• у половины полей стоит «не заполнено», и это никого не смущает.

Каждый пункт означает одно и то же: данные неполные, по ним нельзя принимать решения, поэтому туда перестают заходить. Дальше круг замыкается сам.

Четыре причины, по которым всё откатывается в таблицы

Первая – настроили «как у всех». Взяли демонстрационную воронку из презентации вендора, а продают в компании иначе: у мебельного цеха между заявкой и оплатой есть замер и согласование чертежа, а этих этапов в типовой схеме нет.

Вторая – не разобрали процесс. Никто не прошёл путь заявки от звонка до отгрузки, и в системе оказалось семь стадий, из которых пять никому не нужны, а шага «ждём предоплату» нет вовсе.

Третья – не обучили. Показали интерфейс на общем часовом совещании и разошлись. Менеджер, который заводит по двадцать обращений в день, не станет искать нужную кнопку опытным путём – он вернётся к тому, что уже умеет.

Четвёртая – автоматизировали хаос. Если в компании нет договорённости, кто ведёт клиента после первой отгрузки, робот этот спор не решит, а закрепит: задачи будут падать на человека, который считает их чужими.

Что во Владимире автоматизируют в первую очередь

Экономика Владимира держится на производстве и туризме, и это видно по задачам. Мебельные и стекольные цеха просят связать заявку со сметой и складом, чтобы менеджер не бегал уточнять остатки. Гостиницы и рестораны на маршруте Золотого кольца автоматизируют брони и групповые заявки от туроператоров – там всё решает скорость ответа, а не глубина аналитики.

Отдельная категория – компании Владимира, которые продают в Москву. Между Владимиром и заказчиком 190 километров, встреч почти нет, сделка идёт письмами и звонками, поэтому потерянное сообщение стоит контракта. Для них порядок в переписке важнее любых дашбордов, и начинать логично с внедрения Битрикс24 с подключённой телефонией.

Разбор процесса: два дня, которые экономят месяц

Перед настройкой мы отдельно разговариваем с руководителем и отдельно с менеджерами. Картины расходятся почти всегда, и в этом зазоре теряются сделки: директор уверен, что коммерческое уходит в день обращения, а менеджер ждёт цену от снабжения трое суток и никому об этом не говорит.

Из разговоров собирается карта процесса. В ней фиксируется то, о чём в компании обычно нет письменной договорённости:

• что считается заявкой, а что просто вопросом о цене;
• по какому признаку сделка переходит на следующий этап и кто за него отвечает;
• какой срок нормален для ответа, счёта и отгрузки;
• кто ведёт клиента после первой поставки;
• какие поля действительно нужны, чтобы выставить документы.

Разбор занимает 1–2 дня, дальше 2–3 дня уходит на техническое задание и смету. Только после этого имеет смысл открывать настройки портала.

Обучение, после которого не откатываются назад

Общий вебинар для всех не работает. Учить нужно по ролям и на своих данных: менеджер разбирает свои десять реальных сделок, снабженец – свои заявки, руководитель – два отчёта, которые будет открывать каждый понедельник. На это закладываем два дня.

Дальше месяц сопровождения, в котором мы правим то, что вскрылось на живой работе. Обычно всплывают две-три мелочи вроде лишнего обязательного поля, из-за которого менеджер бросает карточку на середине. Это и есть точка, где система либо приживается, либо нет.

Кто отвечает за систему после сдачи

Внедрение проваливается, если у системы нет хозяина внутри компании. Нужен один человек с полномочиями: он решает, добавлять ли поле, он объясняет новичку правила, он замечает, что отдел перестал закрывать задачи. Обычно это руководитель отдела продаж, а не системный администратор.

Второе условие жёстче: руководитель сам работает в системе. Если планёрка ведётся по таблице, а не по воронке на экране, отдел мгновенно считывает, что заполнять карточки необязательно. Ни один робот этого не компенсирует.

Цена вопроса и сроки внедрения

Экспресс-запуск CRM – базовая воронка, карточки сделок, права доступа и обучение – от 60 000 ₽ и 5 рабочих дней. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, интеграциями, отчётами и регламентом – от 180 000 ₽ и 3–4 недели. Обмен с 1С по номенклатуре, счетам и оплатам – от 90 000 ₽ и две недели. Телефония и мессенджеры – от 35 000 ₽ и три дня. Абонентское сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц.

Смета фиксируется до старта, работы идут по договору. Лицензия покупается напрямую у вендора и в стоимость работ не входит – это отдельная строка бюджета. Полный прайс студии есть на странице цены.

Как проверить через полгода, что система жива

Есть четыре измеримых признака, и все смотрятся за пять минут. Доля сделок, созданных в день обращения, а не задним числом. Доля клиентских диалогов, которые целиком видны в карточке. Время от заявки до первого ответа. И количество ручных выгрузок в таблицы – если их ноль, значит отчётам верят.

Если хотя бы два показателя поехали, дело не в людях: процесс изменился, а система – нет. Чинится это за несколько часов настройки, но только когда на цифры кто-то смотрит регулярно. Помогает и связка с сайтом – заявки с форм и контекстной рекламы должны падать в воронку сами, без копирования из почты.

Частые вопросы

У нас уже стоит CRM, но ей никто не пользуется. Начинать заново? Почти никогда. В компаниях Владимира мы сначала смотрим, что внутри: если справочники и история сделок целы, дешевле перестроить воронку, убрать лишние поля и переучить отдел, чем разворачивать всё с нуля и терять накопленные данные. Полная замена оправдана в двух случаях: система физически не умеет того, что вам нужно, или её настраивал подрядчик без документации и разобраться в конфигурации дороже, чем собрать заново.

Сколько людей придётся оторвать от работы? На разборе процессов – руководитель и два-три сотрудника, которые реально ведут сделки, по паре часов каждый. На обучении – весь отдел, два дня, обычно разбитые на короткие блоки, чтобы не останавливать продажи. Дальше от компании нужен один ответственный, который в первый месяц собирает вопросы коллег и передаёт их нам. Больше ничьё время не тратится.

Мы небольшая компания, три менеджера. Не рано? Дело не в численности, а в количестве обращений и длине сделки. Если в день приходит десять заявок и каждая живёт неделю, память и записная книжка перестают справляться уже на трёх людях. А вот портал с проектами и согласованиями трём сотрудникам действительно не нужен – начинают с воронки, телефонии и подключения мессенджеров.

Что делать, если менеджеры саботируют? Разбираться, что именно им мешает. В девяти случаях из десяти это лишние обязательные поля, двойной ввод одних и тех же данных или страх, что систему поставили ради контроля. Первое лечится настройкой, второе – интеграцией, третье – честным разговором и понятной пользой: подставленный шаблон договора и собранное автоматически коммерческое экономят менеджеру больше времени, чем он тратит на заполнение карточки.

Хотите понять, почему прошлая попытка не прижилась и что делать сейчас, – позвоните: +7 (901) 417-22-12. Разберём процесс, покажем работающие примеры в портфолио и назовём срок и цену до начала работ – одинаково для заказчиков во Владимире и во Владимирской области.